Scegliere l’agenzia giusta quando si tratta di organizzare un evento è sempre complicato poiché ci sono moltissime realtà in cui non lavorano dei veri professionisti, ma persone che si improvvisano capaci di pianificare una festa o un congresso. In linea generale, l’organizzazione di eventi è una delle voci che ha maggior peso sul budget annuale dedicato al marketing e alla comunicazione di un’impresa. Infatti, un evento comporta un notevole dispendio di risorse interne ed esterne, oltre ai costi vivi, come location, catering, materiali e intrattenimento.
La gestione di un evento è un’attività ampia, formata da diverse sotto mansioni diverse, che richiedono competenze differenti. Un’agenzia di organizzazione di eventi professionale ed esperta dovrebbe seguire questi punti: definire il format, ovvero conferenza, seminario formativo, evento, party, convention o evento di team building.
In base al target e agli obiettivi da perseguire, vi sono diversi formati da sfruttare e personalizzare, scegliere la location e il catering, due aspetti chiave in quanto il contesto è determinante. Sono necessari diversi sopralluoghi per verificare che il luogo scelto e il catering siano in linea con le esigenze del cliente, verificare le dotazioni tecniche, stabilire l’agenda della giornata o serata, la scaletta degli interventi e dei relatori. É importante stabilire un’agenda precisa, con il timing di ogni momento, fissare le pause, i ristori, il networking e dei momenti di intrattenimento, occuparsi della grafiche, dei materiali, dei gadget e degli inviti.